MundoWin » Microsoft » 如何在 Word 中逐步进行邮件合并
邮件合并功能可以将 Word 模板文档与数据源结合，生成多个自定义文档。
该过程基于三个部分：数据源（通常是 Excel）、模板文档（信件、信封或标签）和组合文档。
可以对字段（日期、金额）进行格式化，并应用条件规则，根据数据显示不同的文本。
最终结果可以是 Word 文档、直接打印输出，或者通过 Outlook 发送单独的电子邮件。
如果您使用 Word 文档， 你需要将同一封信或电子邮件发送给很多人，只需更改一些细节即可。 （姓名、城市、日期、金额等），邮件合并是你的好帮手。它是 Word 内置的一项强大功能，如果使用得当，可以为你节省大量复制粘贴的时间。
这个想法很简单： 您可以在 Word 中创建一个模板文档，将其链接到数据列表（例如 Excel 中的数据列表），然后通过这种合并，您可以获得任意数量的自定义文档。 收件人信息已包含在您的数据源中。所有这些操作都可以在 Word 的“邮件”选项卡中完成，您还可以在此处预览结果、应用规则，并通过发送打印信件或单独电子邮件来完成合并。
Word中的邮件合并功能究竟是什么？
邮件合并是 Word 的一个工具，它允许…… 生成一批几乎完全相同的文档，但每个收件人需要包含一些定制数据。想想商业信函、费用通知、通知、邮政标签或带有地址的信封：基本文本相同，但姓名、地址、日期或金额会发生变化。
这个过程包含两个基本要素： el 主 Word 文档 （或模板文档）和数据源 这通常是一个包含目标人员或实体记录的表格。两者之间的关联是通过合并域建立的，合并域是占位符，用于告诉 Word 将数据源中每一列的信息放置在何处。
一旦您准备好模板文档并将其与您的列表关联起来， Word 会自动为数据源中的每一行生成一个自定义版本的文档。每行代表一个收件人，通用文本和合并字段的组合会生成不同的信件、电子邮件或标签。
此功能不仅限于卡片；它还用于 批量制作信封、地址贴纸、卡片或任何重复性文件 只有少数细节需要更改。它的妙处在于，只需设置一次，Word 就会自动根据需要多次复制。
合并过程中涉及的三份文件
在 Word 中每次邮件合并时 实际上，两份文件合并后得到第三份文件。明确这个结构很重要，因为它有助于更好地理解整个过程。
一方面是 数据源，即包含收件人数据的列表；另一方面， 模板文档这是你的 Word 模板；最后，是 合并文件最终结果就是所有信件、电子邮件或标签都已个性化。
1. 数据来源
数据来源基本上是： 一张表格，其中每一行代表一个收件人，每一列代表一段数据。 （姓名、地点、注册日期、月费、邮箱等）。最常用的格式是 Excel 文件，但您也可以使用 Word 表格、数据库或其他兼容格式。
在一个经典的例子中，我们首先创建一个名为“电子表格”的电子表格，例如： 列表.xlsx第一行包含列标题（姓名、地点、注册日期、月费、订阅、电子邮件……），后续行包含每个人的数据。保存并关闭此文件后，将其链接到 Word 文档中。
当您从“通信”选项卡中选择该选项时 选择收件人 > 使用现有列表文件资源管理器会打开，以便您找到 Excel 文件。然后，Word 会询问您列表位于哪个工作表（例如，Sheet1）以及第一行是否包含列标题。请务必选择“是”，以便 Word 能够识别这些字段名称。
在列表被选中之前， “邮件”选项卡上的许多选项似乎都已禁用。Excel 表格链接完成后，所有邮件合并命令都会被激活，您可以开始在文档中插入字段。
2. Word模板文档
模板文档是 Word 文件，它将作为 所有信件、标签或信封的基本模板这是通用文本，您可以在其中插入合并字段，以便在需要显示自定义数据的地方插入数据。
在 Word 中，您可以根据最终目标创建三种主要类型的模板文档： 信件、信封和标签虽然文本和数据结合的逻辑相同，但每个文件的制作方式略有不同。
信封当您需要将收件人地址直接打印到实体信封上时，可以使用此功能。Word 会将各个字段（姓名、地址、邮政编码、城市等）放置在信封上的相应位置。
标签它们的设计用途是 在 Word 中打印标签非常适合用于邮政地址、CD/DVD封面、活页夹等。
信这些是您想要个性化的任何其他类型的文档，例如营销宣传材料、注册通知、付款提醒或个性化通知。
在许多现实案例中，人们会与……合作 模板信 文本中多处提及了个人姓名、所在城市、注册日期或月费等信息。此处会插入从数据源获取数据的合并字段。
在准备此模板文档时，最好清楚地标记出要插入每项数据的位置，并且 编写文本时，请确保在将字段替换为实际值后，句子能够流畅衔接。例如，“亲爱的 或“您的出院日期是……” 。
3. 合并文件：最终结果
合并后的文档是整个流程的最终目标，也就是说， 已为每个收件人生成的信件、电子邮件或标签集合Word 在实现该结果方面提供了三种基本可能性：
新建一个 Word 文档 其中，会为每位收件人撰写一封个性化的信件，通常是一封接一封地写，中间用分页符隔开。
直接打印字母或标签如果只需要最终结果，则无需事先保存中间文档。
发电子邮件 使用列表中包含电子邮件地址的字段，为每个人生成一封单独的电子邮件。
例如，如果您最终选择该选项 完成并合并 > 编辑单个文档Word 会询问您是否要合并所有记录、仅合并当前记录，还是合并某个范围的记录（例如，从 2 到 10）。确认后，会生成一个新文件，文件名类似于…… Letters1.docx 所有定制文档均已准备就绪，可供查看、打印或保存。
如何将 Word 文档链接到数据源
为了使这种组合发挥作用，至关重要的是 Word 知道从哪里获取你要插入到信件或文档中的数据。这是在“邮件”选项卡中，收件人选项组中完成的。
打开模板文档后，访问 信函 > 选择收件人您可以在此处选择三个选项：创建新列表、使用现有列表或从 Outlook 选择联系人。在我们讨论的上下文中，通常选择的是创建新列表。 使用现有列表 找到存储数据的 Excel 文件。
选择文件后，Word 会询问您要使用哪个工作表（如果有多个工作表），以及顶行是否包含列名。确认后， Word 将每个标题识别为可用的合并字段然后您可以将这些信息连同他们的姓名（姓名、地点、注册日期、月费、电子邮件等）一起插入到文档中。
链接完成后，之前在邮件设置中关闭的选项（例如“插入合并字段”、“地址块”、“问候语”或“规则”）将被启用，这表明： 现在您可以开始插入字段并尝试预览结果。.
在信函中插入并显示合并字段
下一步是打开模板文档， 将自定义数据所在的空白处替换为合并字段。这些字段就像特殊的标签，Word 稍后会将它们替换为每条记录的实际值。
例如，如果您希望收件人的姓名出现在信件开头，请将光标放在相应位置并使用相应选项。 插入组合字段 > 名称对于城市，请选择“地点”字段；对于注册日期，请选择“注册日期”字段；以此类推，选择您需要的其他数据。
信函正文可能包含您不会使用的字段，例如订阅详情或第二个联系人； 并非必须插入数据源中的所有字段。仅显示您实际希望在合并文档中显示的内容。
完成字段放置后，您可以选中信件中的所有文本，会看到包含合并数据的区域以浅灰色显示。这表示该区域有数据。 将自动更新的 Word 字段 基于有效注册信息。
如果您按下组合键 Alt + F9Word 会改变显示方式，显示字段的内部结构，例如：{ MERGEFIELD Name }、{ MERGEFIELD Registration_Date } 或 { MERGEFIELD Monthly_Fee }。再次按下 Alt+F9 即可返回正常视图，其中字段名称显示为普通文本。
而且，由于 通信 > 结果预览 您可以切换收件人，查看每封信件使用实际数据后的显示效果。这对于检测格式错误、错位值或未正确插入的字段非常有用。
格式化合并字段（日期、金额等）
邮件合并的小“技巧”之一在于某些数据的格式，尤其是一些特定的格式。 日期和金额，例如费用或款项虽然它们在数据源中以正确的格式出现，但有时 Word 在合并它们时会以不同的方式显示它们。
例如，电子表格中出现的日期非常常见，例如： 24/10/2026 信上会显示为 2026 年 10 月 24 日，因为 Word 默认会将月份/日期/年份格式识别为“月/日/年”。类似的情况也可能发生在手续费上，手续费会显示为一个简单的数字，没有货币符号或千位分隔符。
为了纠正这个问题，它被再次使用。 Alt + F9 显示内部字段代码。结构可见后，您可以添加 格式代码 它告诉 Word 如何在合并文档中显示该特定数据。
对于日期，会在字段名称后添加格式掩码（参见 日期格式)，例如：{ MERGEFIELD Fecha_Alta \@ «dd/MM/yyyy» 这样，你就告诉 Word，无论它内部如何解释，这个字段都必须以数字格式（24/10/2026）显示为日/月/年。
金额的处理方式类似。如果您希望月费以千位分隔符、两位小数和欧元符号显示，您可以这样定义：{ MERGEFIELD Monthly_Fee \#.##0,00€ }。这样，合并后的金额将显示为： €1.250,00 而不是简单的 1250。
应用这些格式后，再次按下。 Alt + F9 要返回正常视图，请查看结果预览。如果一切正确，日期将以日/月/年格式显示，赔率将以正确的货币格式显示。
使用“If…Then…Else”条件规则进行进一步自定义
邮件合并功能不仅允许您插入数据，而且 它允许您根据字段的值来决定要显示的文本。这是通过规则实现的，其中“如果……那么……否则”条件尤为突出。
想象一下，在菜单的某个区域，你想要 根据收件人所在城市显示不同的消息例如，如果对方在瓦伦西亚，你会邀请他们去总部参观；如果对方在其他城市，你会希望他们拨打求助热线。
你无需为每个案例手动编写这些文本，而是…… 通信 > 规则 > 如果…那么…否则此时会打开一个对话框，您可以在其中定义条件：字段名称（例如，“位置”）、运算符（等于）和值（例如，“瓦伦西亚”）。然后，您可以指定满足条件时要显示的文本（“Then”）以及不满足条件时要显示的替代文本（“Else”）。
因此，如果当前记录的 Location = Valencia，则信件将显示类似以下内容： “如有任何错误，请联系我们在瓦伦西亚的总部。”如果地点是马德里、塞维利亚或其他任何地方，文本将显示为，例如：“如有错误，请联系电话号码XXXXXXXXX”。
使用结果预览功能，您可以浏览不同的记录， 查看短语如何根据城市动态变化这种条件逻辑也可以应用于其他字段，例如订阅类型、付款状态、语言或数据源中包含的任何数据。
生成合并文档，打印出来，或者通过电子邮件发送。
模板信函准备就绪后，所有合并字段都已插入，格式已调整，规则也已检查完毕，接下来就可以开始…… 完成合并并生成发送给收件人的结果。所有这些操作都可以在“通信”选项卡的右侧完成。
最常见的选择是前往 完成并合并 > 编辑单个文档选中后，Word 会询问您要包含哪些记录：全部、仅当前记录或 X 到 Y 之间的范围。如果选择全部，则会创建一个新文档（例如 Letters1.docx），其中每个收件人的信件都会显示在单独的页面上。
这份合并文档完全独立于模板和数据源，因此您可以 手动审核、修改或更正任何特定信件。 在保存或打印之前。如果收件人不多，您甚至可以借此机会进一步个性化特定案例。
如果您希望直接跳到打印阶段，可以使用 完成并合并 > 打印文档在这种情况下，Word 会将所有生成的信件、信封或标签直接发送到打印设备，而不会先创建中间文件（尽管始终建议检查预览以避免意外情况）。
以电子邮件为例，该选项是 完成并合并 > 发送电子邮件将出现一个框，您可以在其中选择数据源中的哪个字段包含电子邮件地址（例如，“邮件”），定义收件人将看到的“主题”，并选择消息格式（通常为 HTML 以保留设计）。
接受后，Word 会与 Outlook 通信，并且 向列表中的每个地址发送单独的电子邮件每个人都会收到你的信息，就像是你亲手写的一样，不会显示为密文副本，不会显示收件人列表，并且他们的个人数据已经插入到信息正文中。
由于此流程已集成到 Outlook 中，邮件合并功能得以实现。 一款非常实用的工具，适用于直接沟通活动、重要通知或自动提醒。 来自以 Excel 或其他兼容来源管理的数据库。
掌握 Word 中的邮件合并功能包括 从人工重复性工作转向自动化和灵活的系统 它利用模板文档、数据源和条件规则，以极少的额外努力生成定制化的通信内容。
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